El Canal de Denuncias ha venido para quedarse.
¿Y ahora qué? – Resolvemos en 3 claves el procedimiento a cumplir.
Además establece criterios para los sistemas de información o canales de denuncias, de forma complementaria al RGPD para proteger los datos personales en el uso de estos medios.
1.- ¿Cómo debe ser el Canal de Denuncias?
La ley establece que las denuncias deben tramitarse a través de canales seguros y confidenciales, que protejan la identidad del denunciante. Los hay de 2 tipos:
A) Canal Interno: la empresa u organismo público contará con un sistema de información interno que permita recibir y gestionar las denuncias de infracciones normativas y actos de corrupción.
Este canal propio puede desarrollarse internamente o acudir a proveedores de servicio que garanticen todas las medidas de cumplimiento y estándares, permitiendo el uso adecuado de la herramienta. Siendo lo habitual elegir la segunda opción por motivos evidentes seguridad y especialización.
A su vez, las empresas y entidades responsables de contar con el Canal de Denuncias, deben informar a los empleados y al público general sobre la existencia de esta herramienta y la protección que se ofrece a los denunciantes. Una forma extendida de hacerlo es posibilitando su acceso a través del sitio web de la empresa u organismo.
B) Canal Externo: La Autoridad Independiente de Protección del Informante (AAI) es el organismo público encargado de supervisar y garantizar el cumplimiento de la ley 2/2023. Entre sus funciones está el establecer y mantener un canal externo de información para la recepción de denuncias de infracciones normativas y actos de corrupción.
Este canal externo provisto por la autoridad de control AAI, es una herramienta a disposición del público general que permite a cualquier persona informante poner una denuncia en conocimiento de dicha autoridad.
Tanto el Canal de Denuncias Interno como Externo debe garantizar la confidencialidad y protección de la identidad de los denunciantes, así como permite tramitar de forma eficaz y diligente las denuncias recibidas. Se registra y da seguimiento a la denuncia, realizándose las investigaciones oportunas. El informante estará al tanto del estado de las investigaciones y protegido frente a posibles represalias.
La protección de datos (RGPD | LOPDGDD) está presente y se complementa con la Ley Whistleblowing que recoge un título específico en su articulado destinado a la protección de datos personales: régimen jurídico, licitud de los tratamientos, información y derechos, tratamiento en el sistema interno de comunicación, preservación de la identidad.
2.- >¿Cómo se informa o denuncia una infracción o acto de corrupción por medio del Canal de Denuncias?
El informante puede elegir el cauce a seguir, interno o externo, según las circunstancias y los riesgos de represalias.
El sistema interno debería utilizarse de manera preferente para canalizar la información, pues una actuación diligente y eficaz en el seno de la organización, podría parar las posibles consecuencias perjudiciales de las actuaciones investigadas.
Por lo anterior, una adecuada cultura de ética y cumplimiento entre los empleados puede tener un carácter preventivo, propicio para reducir consecuencias negativas. Por otra parte, el denunciante puede decidir acudir directamente al canal externo de denuncia.
La denuncia podrá llevarse a cabo de forma verbal o escrita y de forma anónima o con reserva de la identidad. Posteriormente se iniciará el trámite de admisión y realizará un análisis preliminar para decidir:
- Si se admite a trámite.
- Si se inadmite, si concurre alguna de las causas tasadas previstas.
- Si se comunica al Ministerio Fiscal en caso de existir posibilidad de delito.
- Si se remite a otra autoridad u organismo competente en el asunto en cuestión.
3.- La denuncia se admite a trámite, ¿ahora qué?
En el caso de que la comunicación recibida se admita a trámite, comienza la fase instructora, que culminará mediante la emisión de un informe por la AAI (Autoridad Independiente de Protección del Informante), que resolverá:
- Acordar el archivo del expediente.
- Iniciar el procedimiento sancionador, sin perjuicio de poner los hechos en conocimiento de:
- El Ministerio Fiscal por si estos pudieran revestir carácter de delito.
- La Fiscalía Europea cuando resulten afectados intereses financieros de la UE.
- Otras autoridades u órganos competentes.
El plazo que se considera adecuado para realizar las investigaciones y dar respuesta al informante no puede ser superior a tres meses, a fin de que el proceso no se dilate más de lo necesario en línea de la Directiva 2019/1937.
La resolución que adopte la AAI no será objeto de recurso alguno, ni administrativo ni jurisdiccional, sin perjuicio de la posible impugnación de la resolución que ponga fin al procedimiento sancionador que se pudiera incoar a raíz de las investigaciones practicadas.
Téngase en cuenta que, la persona informante ostenta la condición de colaborador con la Administración. De manera que las investigaciones que se desarrollen, tanto a través de un Canal de Denuncias Interno como Externo, se inician siempre de oficio y de conformidad con el procedimiento establecido en la LPAC (Ley de Procedimiento Administrativo Común).
CONCLUSIÓN
Se impone la Ley Whistleblowing en España y la obligación de contar con un Canal de Denuncias como una herramienta fundamental del cumplimiento ético y prevención de delitos.
La protección de datos complementa la licitud, transparencia, seguridad y confidencialidad que debe cumplir la herramienta, resultando recomendable contar con un Delegado de Protección de Datos.
En los próximos meses veremos como se va regulando y normalizando la adopción de esta herramienta por parte de empresas y organismos.
Nuestro equipo está trabajando para poner a tu disposición un Canal de Denuncias ajustado a tus necesidades y que te permita de forma sencilla cumplir con la gestión, tramitación, seguridad y obligaciones de la nueva Ley Whistleblowing.
