PROTECCIÓN DE DATOS Y COMUNIDADES DE VECINOS. 10 PREGUNTAS Y RESPUESTAS HABITUALES.

¿Qué datos puede manejar una comunidad de propietarios que pueda afectar a la privacidad de las personas?

La gestión de la comunidad de propietarios conlleva tratamiento de datos personales de propietarios y otros interesados que pueden incluir: nombre, apellidos, dirección, correo electrónico, teléfono, datos bancarios, gestión de deuda, etc.

Asimismo, pueden tratarse datos de otros colectivos interesados como: personas trabajadoras de la comunidad, imágenes de usuarios y visitantes cuando son grabados por las cámaras de seguridad, personas de contacto de servicios o proveedores, etc.

Preguntas y respuestas habituales en las comunidades de propietarios respecto a la normativa de protección de datos:

1. ¿Las comunidades de propietarios tienen que cumplir la normativa de protección de datos? – Sí, en la medida que realizan tratamiento de datos personales.
2. ¿Las comunidades de propietarios tienen que nombrar un delegado de protección de datos? – No, entre los supuestos obligatorios del RGPD y LOPDGDD no se encuentra las comunidades de propietarios.
3. ¿Cuáles son los principales requisitos de protección de datos a cumplir por las comunidades de propietarios? – Son los siguientes:
   • Registro de Actividades de Tratamiento (no confundir con el antiguo registro de ficheros en la AEPD, ese ya no es el procedimiento actual).
   • Cumplir con el derecho de información (deberán existir pruebas de transparencia e información obligatoria a los interesados).
   • Atender los derechos de protección de datos (contar con un sistema para que las personas pueden ejercer la solicitud pertinente relacionada con el tratamiento de sus datos y los derechos que le correspondan).
   • Determinar la legitimación de los tratamientos (bases que legitiman y posibilitan los diferentes tratamientos de datos que existan).
   • Regulación del acuerdo de acceso y tratamiento de datos entre la comunidad de propietarios y el administrador o gestor de fincas, en su caso.
   • Etcétera.
4. ¿Se pueden instalar cámaras de seguridad en la comunidad de propietarios? ¿Es legal poner videovigilancia en la comunidad de vecinos? – Sí, pero cumplimento previamente ciertos requisitos, como, por ejemplo: acuerdo de junta de propietarios, determinar las zonas permitidas de grabación, evitando vías públicas o espacios privados, colocar avisos y carteles informativos con las leyendas legales válidas, disponer de las medidas técnicas y de seguridad apropiadas, limitar el acceso a las imágenes a personas autorizadas, etc.
5. ¿Se aplica la normativa de protección de datos a los videoporteros? – No, en general se consideran sistemas bajo funciones domésticas o personales. Sin embargo, si el sistema de videoportero se basa en procedimientos y técnicas que de modo constante reproducen o graban imágenes, y en particular cuando alcanza la captación de vía pública, zonas comunes, o las imágenes pueden accederse por internet o sistemas de video y televisión, estaríamos ante un supuesto ya no considerable como doméstico y hay que evaluar la aplicación de la normativa de protección de datos y obligaciones resultantes.
6. ¿Es posible conocer por un vecino la identidad o nombre del resto de propietarios? – Sí, únicamente limitado al interés legítimo y finalidades de gestión y convivencia.
7. ¿Se puede exponer la relación de vecinos morosos en el tablón de anuncios de la comunidad? – Sí, pero bajo ciertos criterios porque de manera predeterminada no es legal exponer una lista de vecinos deudores a la vista de terceros. No obstante, si fracasa la citación o notificación al propietario moroso, se entenderá realizada la comunicación de la convocatoria de la Junta mediante la colocación en el tablón de anuncios de la comunidad. Siendo una buena práctica la notificación de la convocatoria de forma individual por correo, inclusión en cajetín o mediante intranet, evitándose cualquier medio que pueda suponer el acceso por terceros.
8. ¿Puede un propietario conocer los gastos de su comunidad? – Sí, pero con limitaciones, porque aun siendo entendible que se quiera comprobar que se hace una correcta gestión de las cuentas, el acceso a esta información solo puede darse en el ámbito de la finalidad concreta de gestión y demás previsiones de la Ley de Propiedad Horizontal. No pueden utilizarse los datos para fines distintos para los que fueron recogidos. Teniendo en cuenta que en la información de control y gestión puede haber datos personales, el acceso a los documentos deberá ser proporcional, idóneo, necesario y equilibrado con el fin perseguido. Debiendo adoptar las medidas necesarias de seguridad y especialmente distinguiendo la obtención de acceso de la obtención de copia.
9. ¿Puede un propietario conocer los datos de empleados y personas trabajadoras de la comunidad? – No, sería desproporcionado y supondría vulneración de la normativa de protección de datos. No es un dato relevante ni necesario para poder cumplir con la finalidad de control y gestión de la comunidad. Se podrá informar de sus retribuciones, pero en ningún caso es necesario facilitar sus datos personales.
10. ¿Los tratamientos de datos en las comunidades de propietarios son de alto riesgo? – No, en general estos tratamientos que se refieren a «gestión de la comunidad de propietarios», «videovigilancia», etc., no son datos de alto riesgo, por lo que no sería necesario realizar un análisis de riesgos. Aunque sí es obligatorio cumplir con las medidas de seguridad técnicas y organizativas necesarias.

CONCLUSIONES

Las comunidades de propietarios deben observar la normativa de protección de datos y cumplir con las obligaciones que les corresponden, al igual que las personas encargadas del tratamiento de esos datos (administradores de fincas).

Si eres un administrador de fincas puedes consultarnos y te ayudaremos en el plan de protección de datos de tus comunidades y en el tuyo propio.